Politique de confidentialité

Ce texte est une traduction fournie à titre informatif ; en cas de divergence, la version originale en espagnol (Política de privacidad) prévaut.

1. Responsable du traitement

Titulaire	Asesoría Laboral Fiscal y Contable MAEK, S.L.
Numéro d’identification fiscale (CIF)	B44696748
Siège social	Calle La Unión, 42, bajo, local 4, 29006 Málaga
E-mail de contact pour la protection des données	[email protected]

2. Données traitées

Nous traitons les données que vous nous communiquez lorsque vous nous contactez ou nous confiez une mission, ainsi que celles que nous obtenons des administrations lors du traitement de vos dossiers :

• Données d’identification et de contact : nom, document d’identité, NIE ou passeport, adresse, téléphone et adresse électronique.
• Données nécessaires au service : données relatives à l’emploi, fiscales, comptables, économiques, familiales, relatives aux études et à la situation administrative en Espagne.
• Le contenu de vos messages, messages vocaux et documents envoyés par WhatsApp, par e-mail ou par d’autres canaux.
• Les données de tiers que vous nous communiquez pour votre dossier, comme celles de vos salariés ou des membres de votre famille. Dans ce cas, il vous appartient de les informer et de disposer de la base juridique nécessaire pour nous les communiquer.

Nous ne traitons des catégories particulières de données, comme les données de santé, que lorsqu’elles sont indispensables au service que vous nous confiez, par exemple en cas d’incapacité temporaire de travail ou de demande de prestation.

3. Finalités et bases juridiques

Répondre à vos demandes, quel que soit le canal utilisé	Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD).
Fournir les services que vous nous confiez et traiter vos dossiers auprès des administrations	Exécution du contrat de services (art. 6.1.b RGPD).
Respecter nos obligations légales : facturation, comptabilité, obligations fiscales et prévention du blanchiment de capitaux	Respect d’obligations légales (art. 6.1.c RGPD), notamment celles de la loi 58/2003 générale des impôts (Ley General Tributaria) et de la loi 10/2010 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Vous informer des délais, notifications et nouveautés concernant vos dossiers	Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
Traiter des catégories particulières de données lorsque le service l’exige	Votre consentement explicite ou, selon le cas, le respect d’obligations en matière de droit du travail et de sécurité sociale et la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (art. 9.2.a, b et f RGPD).

Nous n’établissons pas de profils à des fins commerciales et ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard.

4. Communication par WhatsApp

Si vous nous écrivez sur WhatsApp, vos messages parviennent à notre numéro par l’intermédiaire de la plateforme WhatsApp Business de Meta Platforms Ireland Limited, qui agit en qualité de sous-traitant pour la transmission des messages. En utilisant WhatsApp, vous acceptez également les conditions et la politique de confidentialité de WhatsApp, qui régissent les données que cette plateforme traite en tant que responsable du traitement.

Nous conservons dans nos systèmes, avec votre dossier, les messages, messages vocaux et documents que vous nous envoyez, afin de répondre à votre demande et de fournir le service. Les messages vocaux peuvent être transcrits en texte sur nos propres serveurs pour être intégrés au dossier.

Pour organiser les demandes et préparer les réponses, nous utilisons des outils informatiques, y compris des outils d’intelligence artificielle, toujours sous la supervision de l’équipe. Un assistant automatique peut accuser réception de vos messages ou vous demander des documents de base ; il vous le signale lorsqu’il intervient. Les réponses sur le fond de votre dossier sont toujours vérifiées par une personne du cabinet.

Si vous préférez ne pas utiliser WhatsApp, vous pouvez nous contacter par téléphone, par e-mail ou dans nos bureaux.

5. Destinataires de vos données

Nous ne vendons ni ne cédons vos données. Nous les communiquons uniquement :

• Aux administrations et organismes auprès desquels nous traitons vos dossiers (Administration fiscale – Agencia Tributaria, Trésorerie générale de la Sécurité sociale – Tesorería General de la Seguridad Social, Institut national de la Sécurité sociale – Instituto Nacional de la Seguridad Social, Service public de l’emploi – Servicio Público de Empleo Estatal, bureaux des étrangers – oficinas de extranjería, Registre du commerce – Registro Mercantil, gouvernement régional d’Andalousie – Junta de Andalucía, et autres), dans la mesure nécessaire à chaque démarche.
• Aux juges, tribunaux et autorités lorsqu’une règle l’exige.

Par ailleurs, nous travaillons avec des prestataires qui traitent des données pour notre compte en qualité de sous-traitants, dans le cadre d’un contrat et avec des garanties conformes à l’article 28 du RGPD : hébergement web, messagerie électronique, messagerie instantanée (WhatsApp Business), logiciel de gestion du cabinet et outils informatiques, y compris d’intelligence artificielle.

6. Transferts internationaux

Certains prestataires techniques peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen, par exemple aux États-Unis. Dans ce cas, le transfert repose sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, comme le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), ou sur des clauses contractuelles types approuvées par la Commission.

Une partie de la gestion administrative des dossiers est assurée par notre centre de gestion de Tétouan (Maroc), exploité par MAEK BPO SARLAU, immatriculée au registre du commerce de Tétouan sous le n° 40561 (ICE 004003481000097), qui traite les données pour le compte de MAEK en qualité de sous-traitant, selon nos instructions et avec les mêmes mesures de sécurité. Le Maroc ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, ce transfert repose sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission (décision d’exécution (UE) 2021/914), intégrées au contrat de sous-traitance. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties en écrivant à [email protected].

7. Durée de conservation

Nous conservons vos données pendant toute la durée de la relation professionnelle, puis pendant les délais exigés par la loi et la période au cours de laquelle des responsabilités peuvent en découler. Notamment :

• Documents ayant une portée fiscale : quatre ans, délai de prescription prévu par la loi générale des impôts (Ley General Tributaria).
• Livres, correspondance et justificatifs de l’activité : six ans, conformément au Code de commerce espagnol (Código de Comercio).
• Documents relatifs à la prévention du blanchiment de capitaux : dix ans, conformément à la loi 10/2010.

Si vous nous consultez sans nous confier de mission, nous supprimons vos données dès qu’elles ne sont plus nécessaires pour répondre à votre demande.

8. Vos droits

Vous pouvez exercer à tout moment vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement et de portabilité, et retirer le consentement que vous avez donné, sans que cela remette en cause la licéité du traitement antérieur. Écrivez-nous à [email protected] en précisant le droit que vous souhaitez exercer et en justifiant de votre identité.

Si vous estimez que nous n’avons pas correctement traité votre demande, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, toute perte ou toute altération, et limitons l’accès aux membres de l’équipe qui en ont besoin pour votre dossier.

10. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour l’adapter aux évolutions de la réglementation ou de nos services. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page.

Dernière mise à jour : 5 novembre 2026